起業後 ビジネスに使用する電話について
こんにちは！起業コンサルタントのYです。
今回はビジネスフォンについてご紹介させていただきます。
起業されたお客様から、よく「ビジネスフォンと家庭用の電話機は何が違うの」
ということをよく聞かれる事があります。
家庭用の電話機は1つの電話回線に親機と子機のコードレスが主流ですが、
やはり個人宅用では電話番号が1回線で電話機も1台。これが一般的です。
通常のご家庭では、これで事足りるはずです。
ではオフィスに代表者様を含め5名の社員がいた場合どうでしょう。
それぞれのデスクに1つずつ電話機を持ちたいですよね。
そのためそれぞれに回線を引き込み家庭用の電話機を設置すると
このような問題が起こります。
・営業あてにかかってきた電話を経理の方が受けた場合、その電話機の場所まで
営業が電話を取りに移動しなくてはならない。
・Aの番号で通話中に重複してAの番号に着信があった場合、通話中になってしまい
電話が鳴ったことに気づかない。
・必ずしも５つの電話回線を同時に使うという事がない場合、無駄なコストがかかってしまう。
さて、これがビジネスフォンになるとどうでしょう。
まずビジネスフォンには「主装置」というものが存在します。
外線と内線、または内線間をつなぐ小型の交換機のことで、少ない回線
を多数の内線電話機で共有、交換切換えの役割や、電話帳の番号データ
等も記憶します。主装置内部にはCPUを始め、電源ユニット、内線ユニ
ット、外線ユニットや他機能ユニットが収容されております。
お客様個々の外線数、内線数、求められる機能によって、そのユニット
の種類や数が異なります。また、設定するデータもお客様個々により異
なったデータを設定し、そのあらゆるデータをも記憶します。
この主装置が、ビジネスフォン専用電話機1台1台を制御します。従って、
主装置＋専用電話機の組合せが「ビジネスフォン」と呼ばれます。
このビジネスフォンを上記の条件に当てはめた場合、これだけ便利になります
・電話機は５台必要。しかし電話番号は２つでいい。同時に３人話すことはないと思うので。
→主装置に電話回線を２回線収容します。電話機は５台接続できます。
すると３回線分の基本料金を節約できます。
・A宛の電話をBが受けた。
→保留にして呼び出せばAのデスクの電話機でそのまま通話することが可能です。
もちろん社内にいて内線通話でお互いが席についたまま要件を話すことも可能です。
・同じ電話番号に重複して着信があった場合も、会話中以外の電話機で着信音が鳴り
受信できるので、大事なお取引先からの電話を見逃すこともありません。
今回はよくあるご質問、ご相談からご紹介させていただきましたが、
お客様の業種、使用目的によってまだまだ便利機能が存在します。
起業して初めてのオフィスを便利に有効活用できるように
ささいなことでもご相談いただけると嬉しいです。
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